做簡報常花費大量時間？6個步驟，幫助你快速製作簡報

在工作中，常有需要製作簡報的場合，然而製作一份精緻且具說服力的簡報常常需要耗費大量的時間與精力。最近，我發現只要改變製作簡報的工作流程，就能提升效率，快速製作簡報，更有效率地完成簡報。現在可以跟著本文的6個步驟嘗試做做看，相信能幫助你縮短製作簡報的時間。

快速製作簡報的流程

實際操作步驟如下：

步驟1：先打開Notion或Word檔

是的，你沒看錯，第一個步驟是打開Notion或Word檔，而不是打開PowerPoint。先用Notion或Word檔編輯的好處是，能夠比較專心先處理文字的部分。先不去想美編或排版，也比較容易看出整份簡報的架構和邏輯，在調整時會更方便。

以前我在做簡報時，也習慣在第一時間就打開PowerPoint編輯，並在PowerPoint上列出大綱、標題或是重要文字。但後來發現，這過程也同時需要調整版面，常會打斷思緒。在構思內容時，會遇到文字受版面限制的狀況，此時又要分心做調整，腦袋也會不自覺思考如何切分主題或頁面，於是所有的事情都卡在一起，變得很沒效率。

因此，讓「思考歸思考，美編歸美編」是比較好的做法。

步驟2：根據簡報主題列出3至5個主要大綱

承上，打開Notion或Word檔之後，接下來就是根據簡報的主題、時間，拆分成3~5個主題，並安排時間。比如說，預計的簡報時間約40分鐘，那可以拆成5大主題，並直接打字出來。這5大主題就是這份簡報的骨架，同時也可先預設每個大主題約需8分鐘，再據此編排內容。

步驟3：將每個大綱深入展開，填入文字

有了骨架之後，再來就是填肉囉！在各主題之下，往下一層填入小子題，以及想表達的重點關鍵字，也可以加上段落之間「承先啟後」的文字說明、備註、查找引述的資料。此時也可以把想說的話，直接打字出來，這樣在最後演練時，可以縮短回想的時間。

步驟4：在每個大綱之間加上橫槓，以便區分不同的分頁

完成步驟3後，基本的簡報內容、重點、文字，應該都已完備了。此時可以再從全局觀，確認各主題之間的連貫性，調整邏輯順序。最後再評估每一個小子題的文字份量，拆出每一簡報頁面預計置入的文字，並在段落文字之間加上橫槓，代表之後製作簡報時需換新的一頁。

步驟5：簡略註記每頁的版面形式

此階段可開始構思排版，例如：主標題搭配3格式、流程圖…等，可先有基本的構想即可，並且註記。

步驟6：最後，打開PowerPoint或Canva進行簡報設計

完成前面的5個步驟後，此時總算可以打開PowerPoint或是Canva製作簡報囉！按照上述紀錄的文字、頁面、排版，依序製作成簡報即可。此時只需專心思考版面的配置、顏色、字體大小等，也不用再分心思考內容文字或是要再另外查找資料來源，。

快速製作簡報的關鍵思考邏輯

建構出此一流程的靈感源自於之前工作經常需製作社群文案及貼文，以及平時部落格寫作的經驗。寫作時，我習慣先寫大綱和文字，並搭配自由書寫，最後的步驟才是編輯及潤飾文章、製作圖片。此作法的關鍵在於適當地拆解流程，區分出「寫作腦」和「美編腦」，並且在不同的思考模式中靈活轉換。

這樣的流程也很適合套用在簡報製作的過程。思考內容時，讓大腦充分發揮創意，消除干擾；而在進行美編排版時，則專注於視覺設計。

若先使用PPT，難免會先考慮分頁和調整版塊的細節，往往會妨礙靈感的發揮。因此，我建議使用Notion或其他Markdown筆記工具來編寫大綱，這樣不僅有全局觀的思考，更能有效提高簡報的製作效率。